Depuis de nombreuses années, le monde professionnel ne cesse d’évoluer et de devenir de plus en plus flexible. A l’heure où les freelances, les déplacements professionnels et le télétravail sont en plein essor, les entreprises adaptent leur mode de fonctionnement pour gagner en productivité. Il s’agit par exemple de la mise en place d’un système de dématérialisation des documents, qui peut faciliter considérablement leur travail au jour le jour.
La dématérialisation permet d’optimiser l’organisation des activités quotidiennes
La principale difficulté des entreprises qui travaillent avec des prestataires dans plusieurs villes consiste à centraliser leurs bases de données. Plus précisément, il s’agit de trouver une solution leur permettant de stocker tous leurs contrats, factures et autres documents à un seul endroit. Ainsi, chaque collaborateur qui émet une facture peut la numériser et la publier sur cette plateforme. Cela permettra à touts les personnes concernées par un projet d’effectuer un suivi et consulter les documents à tout moment.
Les solutions de dématérialisation de factures et de documents peuvent ainsi faciliter le travail de plusieurs acteurs : les dirigeants, les collaborateurs, les télétravailleurs et les différents prestataires externes. L’ensemble des documents sera accessible à tout moment, uniquement pour les professionnels qui interviennent sur le dossier en question.
La dématérialisation permet de se dispenser des archives
Avant que les solutions de dématérialisation de factures soient mises en place, les entreprises stockaient leurs documents dans leurs propres locaux. Le plus souvent, il s’agissait d’une pièce supplémentaire dédiée aux archives. Avec les solutions de numérisation, il est désormais possible de stocker ses factures, ses contrats et les autres documents sur un serveur. Une solution pour gagner de la place et désencombrer ses locaux professionnels.
Comment éliminer le risque de perte de documents ?
Etant donné qu’un serveur n’est pas une solution sans risque, les entreprises ont pris l’habitude de réaliser des copies de sauvegarde de leurs documents. Ces copies sont stockées sur plusieurs serveurs, ce qui permet de supprimer le risque de perte au cas où un serveur tombe en panne.
La dématérialisation de factures reste donc une solution beaucoup plus performante par rapport aux archives au format papier. En cas d’incendie ou d’inondation, une perte de données dans une archive classique peut être irréversible.
Limiter l’accès à la plateforme aux utilisateurs concernés
La mise en place d’une solution de dématérialisation consiste également à lister les utilisateurs et à leur créer un accès personnel avec mot de passe. Cet accès permet d’identifier chaque utilisateur et d’éviter que des personnes extérieures à l’entreprises obtiennent l’accès à des documents confidentiels. Une autre manière de sécuriser l’archive électronique d’une entreprise.
Gagner du temps sur la recherche de documents
Lorsqu’un professionnel avait besoin de consulter un document dans une archive papier, la tâche la plus chronophage consistait à trouver dans multitude de classeurs. Avec la dématérialisation, il est désormais possible de trouver un document en quelques secondes, en faisant une recherche par mot-clé. On peut ainsi faire des recherches par titre du document, par date d’émission ou encore par prestataire. Un gain considérable pour les professionnels.
