La gestion des flux documentaires est devenue depuis quelques années un enjeu majeur auquel les entreprises doivent faire face. La croissance du volume des documents à traiter et l’émergence de nouvelles pratiques les contraignent à recourir à une solution éditique. Celle-ci permet en effet de centraliser les flux de documents et de bénéficier ainsi de nombreux avantages.
A -La mise en place de la chaîne éditique
Mettre en place une chaîne éditique s’effectue en plusieurs phases. L’entreprise doit avant tout se doter des moyens humains et matériels nécessaires, puis mettre en place des processus permettant de gérer efficacement les différentes étapes :
- réception ;
- indexation ;
- mise en conformité (conversion) ;
- composition dynamique ;
- mise en forme des documents (post-composition) ;
- TRL (tri, regroupement, lotissement) ;
Comme il existe un grand nombre de formats de documents à gérer (factures, bons de commande, contrats, documents administratifs) et différents types de destinataires (administrations, clients, partenaires financiers…), l’utilisation d’un logiciel GED est indispensable. Cette solution permet :
- d’automatiser la création de documents personnalisés.
- de traiter et de diffuser les informations avec plus de facilité.
- de simplifier la dématérialisation et l’archivage des documents.
- et surtout de gagner du temps et en productivité tout en bénéficiant d’une réduction significative des coûts.
En revanche, il ne faut pas oublier que l’éditique implique plusieurs métiers de l’entreprise : informatique, administratif et financier, marketing et commercial, etc.
L’adhésion de tous les collaborateurs concernés est alors nécessaire pour optimiser la gestion des flux documentaires.
B – Choisir une solution éditique adaptée aux besoins de l’entreprise
Le choix d’un logiciel GED ne doit pas se faire à la légère, l’entreprise doit analyser au préalable ses besoins.
En principe, la solution doit être adaptée à la taille de la société et aux exigences et contraintes de tous les métiers concernés par la production documentaire.
En plus d’intégrer les fonctionnalités basiques (dématérialisation, publipostage…), la solution doit pouvoir prendre en charge toutes les étapes de la chaîne éditique.
D’autre part, cet outil doit assurer la sécurité et la qualité des documents à traiter, d’autant plus que les entreprises, notamment les fournisseurs de l’État, sont maintenant soumisesà l’obligation de dématérialiser leurs factures.
Pour cela, elles ont besoin d’une solution permettant la diffusion multicanal, étant donné que les documents commerciaux à adresser à l’Administration et les factures à envoyer aux clients doivent être traités séparément.
